MATTANEWS.CO, PEMATANGSIANTAR – Wakil Wali kota Pematangsiantar Togar Sitorus SE,MM mewakili Wali Kota Pematangsiantar dalam kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis Daerah/Pemeliharaan dan Penyusunan Arsip Dinamis di lingkungan Pemerintah Kota Pematangsiantar Tahun 2021, di Ruang Serbaguna Bappeda Kota Pematangsiantar, Selasa (13/7/2021).
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Para pencipta arsip yaitu perangkat daerah yang ada di Pemerintah Kota Pematangsiantar wajib mempunyai wawasan kemandirian dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Togar Sitorus SE,MM menyampaikan bahwa sesuai dengan amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media.
Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar selain merupakan aset yang sangat penting bagi suatu organisasi juga merupakan bahan pengambilan keputusan bagi pimpinan di institusi pemerintahan maupun swasta.
Menurutnya, dengan adanya sistem kearsipan yang teratur dan benar, pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat, dapat meminimalisir kesalahan manajemen pada organisasi pemerintah maupun swasta.
“Sehubungan dengan hal itu dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar mulai dari penciptaan arsip sampai dengan penyusutan,” ujar Wakil Wali kota.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis daerah yang digelar pada hari ini, bukanlah yang pertama, tetapi merupakan lanjutan dari kegiatan pembinaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya.
“Saya apresiasi dan saya pandang sebagai sarana yang strategis bagi para aparatur sipil negara (ASN) untuk mampu memahami dunia kearsipan yang sesungguhnya, yang bertujuan meningkatkan pengetahuan, keterampilan, keahlian, dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, pemeliharaan, dan penyusutan arsip,” lanjutnya.
Togar Sitorus mengharapkan kedepan, setiap instansi/unit kerja dapat melakukan penyimpanan dokumen kearsipan secara baik dan benar. Karena dokumen kearsipan merupakan darah kehidupan dan tulang punggung organisasi Pemerintah dan bukti kepemilikan yang sah dengan penuh semangat.
Sementara, Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kota Pematangsiantar Dra Neslianita manyampaikan kegiatan ditujukan untuk meningkatkan pemahaman para pengelola arsip tentang pengertian arsip dinamis yakni aktif dan inaktif.
Sekaligus meningkatkan kemampuan para aparatur pengelola arsip dalam pengelolaan arsip dinamis daerah/ pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis di lingkungan pemerintah kota pematangsiantar tahun 2021 sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
Menciptakan penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif dengan didasari pengelolaan arsip/dokumen negara yang tertata sesuai dengan kaidah dan prinsip pengelolaan arsip sebagaimana yang diatur dalam peraturan perundangan kearsipan.
Peserta kegiatan diikuti 1 orang Kasubbag Umum dan Kepegawaian dari masing-masing perangkat daerah dan 1 orang Pengelola arsip dari setiap bagian dan Kelurahan yang berjumlah 92 orang. Dilaksakan selama 2 hari yaitu pada hari selasa dan rabu, tanggal 13 sampai 14 Juli, dimulai pukul 08.00 wib sampai 16 30 Wib.
Tampak Hadir Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatra Utara, Riana Siahaan,S.Sos. dan Sinonda Magniari serta Para Pimpinan OPD.
