MATTANEWS.CO, KAPUAS HULU – Kantor Imigrasi Kelas III TPI Kapuas Hulu melaksanakan pemusnahan sebanyak 17.772 berkas arsip fisik substantif dan fasilitatif keimigrasian. Selain ribuan dokumen tersebut, empat unit mesin printer cetak paspor yang berstatus Barang Milik Negara (BMN) berfungsi khusus juga turut dimusnahkan karena mengalami kerusakan berat dan tidak lagi dapat digunakan.
Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya mewujudkan tata kelola administrasi perkantoran yang tertib, efektif, transparan dan akuntabel, sekaligus memastikan pengelolaan arsip serta aset negara berjalan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pemusnahan arsip tersebut mencakup dua kategori, yakni arsip substantif yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi keimigrasian, serta arsip fasilitatif yang merupakan dokumen pendukung operasional perkantoran, seperti administrasi kepegawaian, keuangan dan perlengkapan.
Sementara itu, empat unit printer cetak paspor yang dimusnahkan merupakan BMN berfungsi khusus yang telah mengalami kerusakan berat. Mesin tersebut dinyatakan tidak dapat digunakan kembali, tidak memiliki nilai manfaat untuk dimanfaatkan, maupun dipindahtangankan kepada pihak lain.
Kegiatan tersebut turut dihadiri Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum (Kabag TUM) Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Kalimantan Barat, Albertus Santani Fenat, Arsiparis Ahli Pertama serta Pengolah Data Informasi dari Sekretariat Jenderal Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.
Kehadiran unsur Kantor Wilayah dan Sekretariat Jenderal tersebut menjadi bagian dari koordinasi, pengawasan serta dukungan terhadap pelaksanaan pengelolaan arsip dan Barang Milik Negara di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.
Dalam sambutannya, Albertus Santani Fenat selaku Kabag TUM Kanwil Ditjen Imigrasi Kalimantan Barat menegaskan bahwa pemusnahan arsip bukan sekadar tindakan menghilangkan dokumen yang sudah tidak digunakan, melainkan merupakan bagian penting dari siklus pengelolaan kearsipan.
Menurutnya, proses pemusnahan harus dilaksanakan secara cermat, terukur dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan agar setiap tahapan dapat dipertanggungjawabkan.
Lebih lanjut, seluruh proses pemusnahan arsip tersebut telah melalui tahapan verifikasi, penilaian, pemilahan hingga pertimbangan hukum secara teliti.
“Pelaksanaannya juga mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku, “kata Albertus Santani Fenat.
Dengan demikian, dokumen yang dimusnahkan merupakan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna sesuai ketentuan.
Selain sebagai bentuk kepatuhan terhadap regulasi, kegiatan ini juga bertujuan mengurangi penumpukan dokumen fisik yang selama ini membutuhkan ruang penyimpanan, pemeliharaan dan penataan secara berkelanjutan.
“Melalui penataan tersebut, diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan Kantor Imigrasi Kelas III TPI Kapuas Hulu semakin optimal, mulai dari penyimpanan, pemeliharaan hingga pengawasan dokumen, “ujarnya.
Sementara itu, Plh. Kepala Kantor Imigrasi Kelas III TPI Kapuas Hulu, Budi Santoso, berharap seluruh rangkaian kegiatan pemusnahan dapat berjalan dengan tertib, aman dan sesuai ketentuan yang berlaku.
Ia juga menekankan pentingnya dokumentasi setiap tahapan kegiatan agar pelaksanaan pemusnahan arsip maupun BMN dapat dipertanggungjawabkan secara administratif.
“Kami menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan dukungan sehingga kegiatan pemusnahan tersebut dapat terlaksana dengan baik, “tuturnya.
Ditambahkan Budi melalui kegiatan ini, Kantor Imigrasi Kelas III TPI Kapuas Hulu menegaskan komitmennya untuk terus meningkatkan tertib administrasi
pengelolaan kearsipan dan penataan aset negara secara profesional.
“Sekaligus mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang efektif dan akuntabel, “tutup Budi. (*)
